Informacja RODOInformacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Przedszkole Publiczne nr 9 w Bartoszycach
W rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Przedszkole Publiczne nr 9 w Bartoszycach, ul. Nad Łyną 5A, 11 – 200 Bartoszyce, tel.: 89 7633596, e-mail: dyrektor@pp9.bartoszyce.pl (dalej: Przedszkole).
CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Państwa dane będą przetwarzane m.in. w następujących celach:
a. Prowadzenia korespondencji tradycyjnej oraz elektronicznej poprzez e-mail lub Dziennik elektroniczny.
Przedszkole przetwarza dane osobowe wszystkich, którzy nawiązują z nią kontakt dostępnymi środkami komunikacji. W przypadku gdy wysyłacie nam Państwo korespondencję za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub poczty elektronicznej jako rodzice/opiekunowie prawni uczniów, pracownicy lub współpracownicy przetwarzamy Państwa dane w celu realizacji zawartej z Państwem umowy. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane z korespondencji, która nie wynika z zawartych umów, przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania. W tym wypadku prowadzenie korespondencji jest naszym prawnie uzasadnionym interesem. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
W Przedszkolu przyjęliśmy, że korespondencję przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia jej ciągłości jednak nie dłużej niż 5 lat, z uwzględnieniem innych okresów przechowywania korespondencji powiązanej z zadaniami realizowanymi przez Przedszkole (np. dokumentacja zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej).
b. Zawierania umów cywilnoprawnych
W przypadku zawierania przez Przedszkole umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania i rozliczenia zawartej umowy. Podanie żądanych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji zawartych umów. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Zgromadzone dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do wykonania umowy lub do czasu wygaśnięcia roszczeń z jej tytułu, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa podatkowego.
Dodatkowo, w przypadku, gdy realizacja umowy wiąże się z dopuszczeniem do działalności związanej z wychowaniem, edukacją lub opieką nad małoletnimi, Przedszkole – na podstawie obowiązujących przepisów prawa – może przetwarzać dane osobowe w celu weryfikacji osoby w odpowiednich rejestrach, w tym Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz na podstawie informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Dane te są gromadzone przed dopuszczeniem do pracy lub współpracy z dziećmi i przetwarzane na podstawie przepisów szczególnych.
c. Prowadzenia rozliczeń i księgowości
Przedszkole przetwarza dane osobowe w ramach czynności związanych z rozliczaniem należności i zobowiązań. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tych przypadkach wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Przedszkolu. Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności dotyczących ustawy o rachunkowości oraz prawa podatkowego.
W związku z realizacją czynności księgowych, w tym wystawianiem/otrzymywaniem faktur oraz rozliczaniem zawartych umów i porozumień, dane osobowe mogą być przetwarzane w Krajowym
Systemie e-Faktur (KSeF), prowadzonym przez Ministerstwo Finansów na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych regulujących korzystanie z tego systemu.
d. Realizacji obowiązków nałożonych przepisami prawa oraz zadań statutowych
Przedszkole przetwarza dane osobowe podczas przeprowadzania rekrutacji do Przedszkola, a w przypadku stania się wychowankiem - prowadzenia dokumentacji wynikającej z przepisów prawa, w szczególności ustawy Prawo oświatowe oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji z przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
Podanie danych w tych przypadkach jest obowiązkowe, a przetwarzanie odbywa się na podstawie obowiązku prawnego nałożonego na Przedszkole – art. 6 ust.1 lit. c RODO. Dokumentacja w zależności od jej rodzaju przechowywana będzie przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa.
e. Korzystania ze zbiorów biblioteki
Przedszkole prowadząc Bibliotekę przetwarza dane osobowe osób korzystających w następujących celach:
- umożliwienia wypożyczenia i zwrotu zbiorów bibliotecznych,
- zapewnienia ochrony materiałów bibliotecznych między innymi poprzez kontakt z uczniem lub jego rodzicem/opiekunem prawnym w przypadku niezwrócenia zbioru do biblioteki,
- statystycznych.
Przetwarzanie danych osobowych jest obowiązkiem Przedszkola i wynika z przepisów prawa. Jeżeli chcecie Państwo, aby wychowanek korzystał z usług naszej biblioteki, to podanie danych osobowych jest obowiązkowe. Będziemy przetwarzać te dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zgromadzone dane osobowe zostaną usunięte: po zakończeniu uczęszczania do Przedszkola. W przypadku osób, które nie zwróciły zasobów dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń przez Przedszkole.
f. Organizowania konkursów
Przedszkole organizując konkurs będzie przetwarzało dane osobowe uczestników konkursu w celu organizacji konkursu, wyłonienia zwycięzców oraz wręczenia nagród. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażenie zgody przez rodzica/opiekuna prawnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do organizacji konkursu i wyłonienia zwycięzców, a także ewentualnie przez czas niezbędny do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.
g. Prowadzenia monitoringu wizyjnego
Przedszkole prowadzi monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników oraz ochrony mienia. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 222 Kodeksu Pracy oraz art. 108a Prawa Oświatowego, co jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
Wizerunek utrwalony na nagraniu z monitoringu przechowywany jest przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a następnie zostanie usunięty. Jeżeli nagrania stanowią lub mogą stanowić dowód w sprawie, to przechowywane są do czasu zakończenia prawomocnego postępowania.
h. Dochodzenia roszczeń
Przedszkole może przetwarzać wszelkie zgromadzone przez siebie dane osobowe w celu dochodzenia swoich roszczeń. Postępowanie takie jest prawnie uzasadnionym interesem Przedszkola, a dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres przetwarzania danych osobowych w tym przypadku będzie zależał od czasu prowadzonego postępowania oraz związanych z nim wymagań prawnych.
i. Umieszczania informacji na stronie internetowej
Przedszkole prowadzi stronę internetową m. in. w celu informacyjnym i promocyjnym. Prowadzenie strony internetowej jest prawnie uzasadnionym interesem Przedszkola. Dane osobowe będą publikowane zgodnie z czasem określonym w przepisach prawa lub przez czas określony wewnętrznie w Przedszkolu.
j. Publikacja wizerunku uczniów i innych osób biorących udział w wydarzeniach przedszkolnych
Przedszkole może publikować wizerunek uczniów w związku z dokumentowaniem i informowaniem o działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, a także w celach promocyjnych. Wizerunek może być publikowany w szczególności na stronie internetowej przedszkola, w kronice przedszkolnej oraz w materiałach informacyjnych i promocyjnych.
Podstawą publikacji wizerunku wychowanków jest zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, udzielona zgodnie z przepisami art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem publikacji dokonanych przed jej wycofaniem.
Wizerunek wychowanków będzie publikowany przez okres niezbędny do realizacji celu informacyjnego lub promocyjnego Przedszkola, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana lub przepisy prawa będą stanowiły inaczej.
ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH PRZETWARZANYCH PRZEZ PRZEDSZKOLE
Państwa dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom realizującym zadania na rzecz i w imieniu Przedszkola, takim jak:
- Ministerstwo Finansów jako podmiot prowadzący KSeF, organy Krajowej Administracji Skarbowej, organy egzekucyjne i komornicy sądowi, w przypadku, gdy Przedszkole otrzymuje lub wystawia fakturę w systemie KSEF,
- dostawcy oprogramowania w celu zapewnienia jego sprawnego działania z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych i poufności przetwarzania,
- podmiotom świadczącym usługi pocztowe zgodnie z prawem pocztowym w celu prowadzenia korespondencji tradycyjnej,
- bankom w przypadku konieczności dokonywania rozliczeń,
- biegłym rewidentom i audytorom dokonującym oceny działalności Przedszkola,
- podmiotom publicznym w ramach w ramach zwartych porozumień i umów oraz w zakresie obowiązujących przepisów prawa.
PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA
W związku z przetwarzaniem przez Przedszkole Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do dostępu do swoich (lub swojego dziecka) danych osobowych (w przypadku nagrań z monitoringu w celu żądania dostępu niezbędne będzie podanie informacji pozwalających na odnalezienie właściwego czasu i miejsca zapisu oraz wskazanie wizerunku osoby w celu potwierdzenia tożsamości), żądania ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, a także ich usunięcia w granicach dozwolonych prawem. Przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych w zakresie, w jakim są one przetwarzane w systemach informatycznych na podstawie udzielonej zgody lub zawartej umowy. W zakresie danych przetwarzanych na podstawie uzasadnionego interesu administratora mogą Państwo zgłosić sprzeciw wobec takiego przetwarzania danych.
W celu skorzystania z powyższych praw prosimy kontaktować się z Przedszkolem za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na podane wyżej dane teleadresowe.
Mogą Państwo również wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Funkcję Inspektora Ochrony Danych w Przedszkolu pełni Pani Anna Smolińska, z którą kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: iod@pp9.bartoszyce.pl lub na dane teleadresowe Przedszkola.
